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Kassensysteme ab 01.01.2020 /Gefahren bei den nächsten Kassen-Nachschauen bzw. Betriebsprüfungen /Bußgelder wegen fehlerhafter Kassenführung vermeiden

Die Vorgaben für elektronische Kassensysteme sind ein weiteres Mal deutlich verschärft worden.

Neben den bisher schon bestehenden hohen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kasse (Einzeldatenspeicherung, Unveränderbarkeit der Daten, Verfahrensdokumentationen, Zählprotokoll, Aufzeichnungen der Entnahmen u. Einlagen, usw.) wurde in Deutschland durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen die massivste Änderung bei Nutzung von Kassensystemen ab dem 01.01.2020 eingeführt.

 Im Folgenden werden die wichtigsten Neuerungen aus diesem Gesetz vorgestellt:

I.                Einzelaufzeichnungsverpflichtung

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt für jeden, der eine gewerbliche, berufliche oder land- und forstwirtschaftliche Tätigkeit selbstständig ausübt und gilt unabhängig von der Gewinnermittlungsart.

Eine Einzelaufzeichnung liegt nur vor, wenn grundsätzlich jeder einzelne Geschäftsvorfall unmittelbar nach seinem Abschluss und in einem Umfang aufgezeichnet wurde, der einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts, seiner Entstehung und Abwicklung und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht.

Die Grundaufzeichnungen müssen jederzeit eindeutig in Einzelpositionen aufgegliedert werden können.

Festzuhalten sind:

-        Name und Anschrift des Geschäftspartners,

-        der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel, (= artikelgenaue Programmierung erforderlich),

-        der endgültige Einzelverkaufspreis,

-        der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag,

-        ggf. vereinbarte Preisminderungen,

-        die Zahlungsart, (bar, EC-Karte, Kreditkarte, Gutschein, etc.)

-        das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes sowie

-        die verkaufte Menge bzw. Anzahl.

So stellt sich die Frage, ob bei jedem Geschäftsvorfall der Name des Geschäftspartners mit aufgezeichnet werden muss. Gesetzliche Aufzeichnungsverpflichtungen, sowie branchen-spezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichts-punkte sind zu berücksichtigen. Es wird z.B. von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn die Mindestangaben zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls einzeln aufgezeichnet werden, nicht jedoch die Kundendaten, wenn diese für den Geschäftsvorfall unwesentlich und nicht bekannt sind.

Von der Einzelaufzeichnungspflicht ausgenommen ist der Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung. Dies gilt insbesondere für den Einzelhandel und vergleichbare Berufsgruppen. Hier gilt die Einzelaufzeichnungspflicht auch nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird. Wird jedoch ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, gilt zwingend die Einzelaufzeichnungspflicht.

Diese Ausnahme ist nach Aussage der Finanzverwaltung grundsätzlich auch auf Dienstleistungen übertragbar, wenn die Dienstleistungen ebenfalls an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung erbracht werden und kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Hierbei muss der Geschäftsbetrieb auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet und der Kundenkontakt des Dienstleisters und seiner Angestellten im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt sein, (z.B. Fahrgeschäfte auf einem Volksfest, Biergarten mit Selbstbedienung, Waschstraßen) Einzelaufzeichnungen sind dagegen zu führen, wenn der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde auf die Ausübung der Dienstleistung üblicherweise individuell Einfluss nehmen kann, (z.B. Frisöre, Ärzte, Tierärzte, Physiotherapeuten).

 II.              Anforderungen an Registrier- und PC-Kassen grundsätzlich ab 01.01.2020

Zum 01.01.2020 treten weitere verschärfende Auflagen für die elektronischen Kassensysteme in Kraft.

Zu den neuen Anforderungen gehören insbesondere:

Pflicht zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung:

Die elektronischen Aufzeichnungssysteme und die digitalen Aufzeichnungen müssen ab 01.01.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) bestehend aus Sicherheits-modul, Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle ausgestattet sein. Dazu gewährleistet das Sicherheitsmodul, dass alle Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können. Auf einem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Eine digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung für die Finanzverwaltung.

Bitte beachten Sie! 

Für Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, die den Regelungen der Aufbewahrung digitaler Unterlagen entsprechen und nicht umgerüstet werden können, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022.

Die Nachweise, dass diese Voraussetzungen vorliegen, sind für die eingesetzte Registrierkasse der

Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers).

Diese Übergangsregelung gilt nicht für PC-Kassensysteme.

Belegausgabepflicht:

Registrierkassen müssen in der Lage sein, für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg auszu-stellen, entweder elektronisch oder in Papierform. Dazu wird die Pflicht zur Ausgabe von „Kassenbons“ an die Kunden eingeführt. Der Beleg muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erteilt werden. Den Kunden trifft nicht die Pflicht, den Beleg mitzunehmen.

Folgende Inhalte müssen auf einem Ausgabebeleg enthalten sein:

1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers

2. Das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den

    Zeitpunkt der   

    Vorgangsbeendigung

3. Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der

    sonstigen Leistung

4. Die Transaktionsnummer

5. Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige

    Leistung in

    einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz

6. Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des

    Sicherheitsmoduls

7. Betrag je Zahlungsart

8. Signaturzähler

9. Prüfwert

Meldungspflicht an die Finanzverwaltung:

Unternehmer, die ihre Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfassen, welches unter die neuen gesetzlichen Regelungen fällt, haben dem zuständigen Finanzamt nach amtlichem Vordruck für jede Betriebsstätte folgendes mitzuteilen:

1. Name des Unternehmers,

2. Steuernummer des Unternehmers,

3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,

4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,

5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,

6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,

7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,

8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.

Laut BMF-Schreiben vom 6.11.2019 ist von einer Mitteilung (Meldung) derzeit abzusehen, bis eine Übermittlungsmöglichkeit besteht. Der Zeitpunkt dafür wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht.

Hiervon gibt es folgende Ausnahmen:

Registrierkassen, für die die Übergangsregelung gilt (vgl. oben), unterliegen im Übergangszeitraum keiner Mitteilungspflicht.

Aufzeichnungssystemen und Aufzeichnungspflichten

Verstöße gegen die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von 5.000 Euro bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Darunter fallen folgende Feststellungen:

Wer nach Gesetz buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder Betriebsvorgänge nicht oder in tatsächlicher Hinsicht unrichtig aufzeichnet oder aufzeichnen lässt, verbucht oder verbuchen lässt, wer ein vorgeschriebenes elektronisch zertifiziertes Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig verwendet, wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig schützt,  geschäftsmäßige Bewerbung und In-Verkehr-Bringen von elektronischen Aufzeichnungssystemen, die den gesetzlichen Vorschriften nicht entsprechen. Steuergefährdungstatbestände liegen auch vor, wenn Belege ausgestellt werden, die in tatsächlicher Hinsicht unrichtig sind und wenn Belege gegen Entgelt in den Verkehr gebracht werden.

Bei Ausstellung falscher Belege, unrichtiger Aufzeichnung etc. kann das Bußgeld 5.000 Euro betragen. Wer Betriebsvorgänge nicht oder nicht richtig aufzeichnet, ein nicht vorge-schriebenes Aufzeichnungssystem verwendet oder keine zugelassenen Systeme gewerbemäßig bewirbt (siehe vorstehende Gliederung), dem wird das Vergehen mit einem Bußgeld bis 25.000 Euro

geahndet.

Das Bußgeld kann bei Fehlerwiederholung erneut verhängt werden!

Kassen-Nachschau

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde der Finanzverwaltung ein neues Kontrollinstrument geschaffen.

Das Gesetz hat der Betriebsprüfung bereits ab dem 01.01.2018 die Möglichkeit einer sogenannten Kassen-Nachschau eröffnet. Hier können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung erscheinen.

Auf Anforderung des Prüfers sind:

Auskünfte über die Kassenführung zu erteilen, die Verfahrensdokumentation zum eingesetzten Aufzeichnungssystem einschließlich der Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorzulegen,

Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle über durch-geführte Programmänderungen vorzulegen, die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen (Kasseneinzeldaten) auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung zu stellen.

Ab 01.01.2020 sind die digitalen Aufzeichnungen über die digitale Schnittstelle (vgl. oben) oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle zur Verfügung zu stellen.

Der Prüfer kann u.a. zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen einen sog. -Ist-Abgleich ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen jedweder Form darstellt.

Fazit:

Diese Änderungen veranlassen mich Ihnen einen Überblick über die Vorgehensweise der Betriebsprüfung zu geben, um existenzielle Nachteile für Sie in der Zukunft zu vermeiden.

Die Kassenprüfung ist bei Betriebsprüfungen immer ein Prüfungsschwerpunkt im Bereich der Einnahmenverprobung und hat das Ziel, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu belegen oder zu widerlegen (§ 158 AO).

Können die o.g. Unterlagen nicht, bzw. nur unvollständig vorgelegt werden, so hat die Finanz-verwaltung aufgrund aktueller Rechtsprechung der Gerichte eine Schätzungsbefugnis.

Durch die Änderungen wird es für jedes Unternehmen, das ein Kassensystem einsetzt, also höchste Zeit, den Änderungsbedarf im Detail zu überprüfen und sich mit Herstellern von Kassensystemen zur Integration einer technischen Sicherheitseinrichtung in Verbindung zu setzen.